Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

 Tổ chức Sự kiện (hay còn gọi là event) Là chuỗi hoạt động sáng tạo với nhiều chương trình và hạng mục nhầm thu hút sự chú ý và quan tâm của người tham gia và khu vực tổ chức.

Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như : đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương…

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức truyền thông quan trọng

Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:

• Sự kiện kinh doanh: Thúc đẩy kinh doanh, tăng doanh số
• Sự kiện doanh nghiệp : các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
• Sự kiện thể thao: Khai mạc bế mạc giải đấu
• Sự kiện triển lãm: trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
• Sự kiện liên hoan: lễ hội, ăn mừng, chào mừng
• Sự kiện Nghệ thuật: Sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu, Triển lãm nghệ thuật
• Sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
• Sự kiện phim ảnh: Sự kiện ra mắt phim, công bố dự án
• Sự kiện hội thảo, hội nghị
• Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm, khai trương,

Hoạt động hoạt náo cho sự kiện liên quan đến thể thao

Vai trò của tổ chức sự kiện

• Các sự kiện được tổ chức chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, tăng lượng khách hàng, nâng cao phủ sóng và uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.
• Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm
• Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả.

Sự kiện thành công tạo ra những thông điệp truyền thông mạnh mẽ

Mục đích tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:

• Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỷ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới…
• Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp,…
• Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương…
• Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải…

Mục đích chính của việc tồ chức sự kiện là nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu và sự chú ỳ của khách hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện

Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

Giai đoạn tiền sự kiện:

• Lên kế hoạch, kịch bản chương trình địa điểm chuẩn bị đầy đủ những hạng mục cần thiết cho sự kiện.
• Làm việc với khách hàng chốt những hạng mục địa điểm, ý tưởng, concept sự kiện và yêu cầu đặc biệt của khách hàng
• Sản xuất các hạng mục cần thiết cho sự kiện
• Chạy chương trình quảng bá sự kiện như treo phướn, chạy roadshow, Activation..
• Tiến hành vận chuyển setup và chuẩn bị những phương án dự phòng trực tiếp từ địa điểm tổ chức

Giai đoạn diễn ra sự kiện:

• Giám sát theo dõi quá trình diễn ra sự kiện theo đúng kịch bản
• Chủ động làm việc vời từng bộ phận đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi
• Đưa ra giải pháp cho những trường hợp phát sinh trong quá trình sự kiện đang diển ra.

Giai đoạn hậu sự kiện:

• Tiễn khách tham dự sự kiện
• Tiến hành thu hồi những hạng mục của sự kiện hoàn trả địa điểm
• Báo cáo tài chính cho toàn bộ sự kiện
• Chăm sóc khách hàng hậu sự kiện.

Kết Luận:

Tổ chức sự kiện là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp hay công ty nhằm nâng cao hình ảnh và giá trị thương hiệu, vì lý do đó nên chúng ta cần lựa chọn những nhà cung cấp hay công ty tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng.

Việc lựa chọn những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực tránh rủi ro và phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Ngoài ra với nhiều năm trong ngành công ty sự kiện cũng góp phần quảng bá hình ảnh thương hiệu. Với những thông tin trên, Minh Group hy vọng giúp bạn phần nào hiểu rõ hơn về Tổ chức sự kiện và có những lực chọn tốt nhất cho việc tổ chức sự kiện cho công ty hoặc doanh nghiệp của mình trong tương lai.