Tổ Chức Event – Sự Kiện Là Gì?

I) Event là gì?

Event có nghĩa là Sự Kiện. Những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, những người tham gia tại một thời gian, địa điểm xác định đều được gọi là Event (sự kiện) và người tổ chức ra những hoạt động này được gọi là những người làm event hay còn gọi là tổ chức sự kiện.

II) Tổ chức event là gì ?

Tổ chức Event là sự kiện được lên kế hoạch xây dựng và triển khai giúp thu hút nhiều người tham gia và biết đến theo mục đích của người muốn tổ chức sự kiện.

Các hình thức Event được chia thành các nhóm bao gồm:

• Event trong doanh nghiệp: Hội nghị, hội thảo, cuộc họp cổ đông, lễ khai trương…
• Event của khách hàng: họp báo, lễ tri ân, các chương trình ca nhạc, giới thiệu sản phẩm
• Event phi lợi nhuận : hoạt động từ thiện, quyên góp tiền, lễ hội…

III) Mục đích của việc tổ chức Event là gì?

Tổ chức các Event giúp quảng bá hình ảnh của công ty, giúp khách hàng biết đến các dịch vụ sản phẩm công ty đang cung cấp. Mở rộng số lượng khách hàng tiềm năng cũng như tăng lượng khách hàng hiện có giúp tăng doanh thu cho công ty.

Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng. Do đó, việc trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện khác nhau sẽ ảnh hưởng đến chất lượng uy tín của buổi sự kiện. Tùy theo quy mô sự kiện mà bạn lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp, không gian đủ rộng để chứa hết khách mời tham gia sự kiện, phù hợp với cách trang trí, bố trí thiết bị sân khấu.

1)Các công việc người làm Event phải làm ?

Đa phần chúng ta thường hình dung người làm Event phải có óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm thú vị. Nhưng, để làm được một sự kiện hoàn hảo, có được ánh hào quang rực rỡ thì dân làm event phải trải qua những cuộc cân não căng thẳng.

• Nghiên cứu thương hiệu.
• Xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển những ý tưởng chủ đạo.
• Quản lý chi phí, ngân sách và lập kế hoạch triển khai, chuẩn bị nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để “chạy” được chương trình.
• Và quan trọng, kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc trên là hướng đến việc thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự và kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.

Event là gì? Các công việc người làm event phải làm?

2)Vậy tại sao lại gọi nghề làm event là một nghề cân não?

Làm được một sự kiện để lại ấu dấu sâu sắc và thỏa mãn người tham dự không phải là dễ. Ngoài những yếu tố mang tính lý thuyết như cần sức khỏe, kỹ năng , kiến thức … Bạn còn rất cần có một “tinh thần thép” hay còn được gọi là “cân não”. Vậy cần phải “cân não” ở những bước nào?

• Việc lên ý tưởng cho một chương trình

Điều đó không phải là dễ, đòi hỏi người làm event phải có kỹ năng suy nghĩ và khát quát ý tưởng nhanh, phải phân tích mọi ý tưởng hiện lên trong đầu một cách nhanh chóng. Từ đó chọn ra ý tưởng phủ hợp nhất cho chương trình.

• Trong quá trình đàm phán với khách hàng

Những người tổ chức sự kiện không khác gì là “làm dâu trăm họ”. Họ luôn phải suy nghĩ theo hướng làm cách nào để “quản lý” được khách hàng và sự kỳ vọng của họ. Nhiều khách hàng đưa ra rất nhiền ý tưởng, kỳ vọng của họ.

Một số ý tưởng thực hiện hiệu quả giúp ít nhiều cho người làm event nhưng cũng không ít những ý tưởng trong đó khiến họ đau đầu để giải thích làm sao cho họ hiểu về sự bất hợp lý cũng như cân nhắc làm sao để làm vừa lòng vừa ý khách hàng.

3)Đàm phán với nhà cung cấp

Việc đàm phán với nhà cung cấp cũng không phải là chuyện dễ dàng. Một sự kiện được gọi là thành công mỹ mãn cần phải cần làm việc với rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Mỗi nhà cung cấp là một mắt xích trong chuỗi vận hành sự kiện, nếu như một mắt xích bị đứt thì dây chuyền lập tức bị ảnh hưởng và có thể không tiếp tục được nữa.

Thế làm cách nào để quản lý được nhiều nhà cung cấp như thế cùng một lúc mà vẫn đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng chi chương trình thì điều đó cũng làm không ít dân event đau đầu.

4)Và cuối cùng

Sự thành hay bại của một sự kiện không phải là bạn cố gắng ra sao mà là liệu các vị khách có biết đến sự kiện của bạn và đi tham gia không? Một sự kiện được tổ chức ra mà số người đi tham dự không quá 10 người thì có được gọi là thành công? Hoặc như các sự cố “khách không mời mà đến” trong quá trình thực hiện sự kiện như những “cơn đau tim” đối với người làm event.

Việc tổ chức sự kiện có nghĩa là có sự tham gia của nhiều người và bất kỳ sự cố nào xảy ra cũng có nguy cơ ảnh hưởng đến nhiều người. Và đương nhiên, nếu bạn làm không tốt thì bạn hiểu hiệu ứng đám đông có sức mạnh như thế nào rồi đấy!

Chính vì những điều đó mà dân làm event phải cân não suy nghĩ để tìm ra hướng giải quyết sao cho thỏa đáng nhất, tốt nhất. Để được như thế thì bạn cần phải trải nghiệm nhiều để rút ra bài học cho bản thân. Và như đã đề cập trong các bài trước, không có công việc nào là khó khăn và cũng chả có công việc nào là dễ dàng cả. Mỗi công việc đều có đặc thù riêng và nếu như bạn đã yêu nghề, có đam mê và quyết tâm với nó thì bạn sẽ thành công!