Các Sai Lầm Khi Tổ Chức Roadshow

1) “ Thôi để chị tự dẫn đoàn, tự cho nhân viên chị đạp cho tiết kiệm”

(Em xin phép loại trừ trước những anh chị đã làm và có kinh nghiệm quản lý nhân sự event trước khi qua làm cho client rồi nhé)

Em đã từng gặp những job 1 nửa thuê nhân sự event, 1 nửa sẽ lấy nhân viên của cửa hàng ra đạp. “Em cứ yên tâm, đội nhà chị chuẩn giờ giấc lắm, nhiệt tình lắm, em cứ lo đội PG nhà em đi”

Chương trình bắt đầu để đúng giờ có nhiều khách hàng mục tiêu, 1 bạn nhân viên ngủ quên, 1 bạn nhân viên báo đau bụng, đoàn mất 45 phút để tìm người thay thế bắt đầu đạp nhờ agency gọi PG cấp cứu. Xong, đoạn đông, tắc đã hết, đường vắng teo.

Buổi chiều may quá đủ người, đúng giờ thế nhưng roadshow bỗng biến thành cuộc đua xe F1 trên đường phố Hà Nội. Thống nhất lên kế hoạch là các bạn nhân viên sẽ đạp xen kẽ các bạn PG thế nhưng vì PG đạp … chậm quá nên “bọn em mới vượt”. Ô, roadshow là để cho khách hàng đọc được thông tin ngày khai trương, biết địa chỉ thì đạp nhanh để làm gì? Đấy còn chưa kể còn dàn hàng ngang, nói chuyện gây cản trở giao thông …

Nhưng em cũng công nhận là các này có một vài ưu điểm. Ưu điểm số 1 chắc chắn là rẻ hơn rất nhiều và có 1 cái em rất thích đó là nhân viên sẽ hiểu rõ về sản phẩm của mình đang quảng cáo hơn là các bạn PG từ đấy tương tác được với khách hàng một cách vô cùng hiệu quả.

Túm lại, nên thuê nhân sự event chuyên nghiệp, có kinh nghiệm một chút. Nếu dùng nhân viên thì các anh chị nếu biết thì nên dặn dò cẩn thận mà tốt nhất là nhờ agency có tâm, đã quen việc hướng dẫn. Agency cũng cần lường trước mà sát sao, đừng thoải mái, chủ quan quá mà hỏng chương trình.

2) “Chạy có mấy ngày cần gì xin phép hả em”

hay

4 TRIÊU CHO BÀI HỌC LÚC MỚI VÀO NGHỀ

Lúc mới vào nghề cách đây 3 năm, mọi thứ với em nó vẫn còn màu hồng lắm. Mọi thứ nó đơn giản và mọi người đều hết sức lương thiện. Job trên chục củ đầu tiên, sướng lắm, hào hứng lắm. Ngày thứ nhất ok, ngày thứ hai ok cho tới ngày cuối cùng:

– Anh ơi em vừa bị bắt ở Bờ Hồ họ thu mất 1 xe rồi, khách hàng đang làm um lên đây – bạn nhân viên dẫn đoàn báo về trong lúc em đang đi gặp khách deal hợp đồng.

– Nhưng sao lại đạp ở Bờ Hồ, cung đường xin lobby mình có lên plan đi chỗ ấy đâu, không xin phép họ chả bắt còn gì

– Khách người ta bảo đi vào đấy cho đẹp, em tưởng được đi …

Em chưa giải quyết ngay, cứ để cho họ giữ xe lại rồi về tự lên gặp sau. Ấy thế mà buổi chiều khách bị sở Văn Hóa yêu cầu gọi lên xử phạt thật, nghe đâu phạt 10 triệu. Khách lại gọi điện mắng em vì cho rằng ăn chặn chi phí lobby lúc báo giá. Em mới gọi lại bên cửa sở Văn Hóa đã làm việc trước, khách không bị phạt thì lúc đó mới xuôi. Tuy nhiên đơn vị giữ xe lại là công an phường, họ thu xe đó và liên lạc với sở Văn Hóa để giải quyết nên giữ muốn lấy xe phải lên công an Phường. Chi phí lấy xe lúc này chỉ còn 4 TRIỆU vì họ cho rằng mình lấn chiếm vỉa hè, tụ tập. Ok em từ thiện cho các bác chiếc xe đấy, ko lấy lại làm chi.

Đó, chỉ vì đi ko đúng cung đường mà đã liên đới đủ các bên dù đã lobby. Thử hỏi giờ chạy liều không lobby, không xin phép, không giấy tờ thì sao? Em không bình luận gì them nữa.

3) “ Bạn cứ đạp đủ x ngày mình về báo cáo sếp là được, chụp ảnh báo cáo mỗi ngày là xong”

Khi nhận được câu nói này của client, agency vừa mừng, vừa lo. Mừng vì (có thể) gặp khách xộp nhiều ngân sách, dễ tính, chỉ cần làm tốt những gì cam kết là ok thanh toán đơn giản. Nhưng lo nhiều hơn vì rất có khả năng khách hàng chưa có kinh nghiệm tổ chức roadshow, rồi đến lúc hiệu quả không cao, không có sự điều chỉnh thích hợp, kịp thời thì sếp mắng nhân viên, nhân viên mắng agency mà agency chỉ biết làm theo hợp đồng.

Túm váy lại là agency cũng nên có tâm, biết thì tư vấn, nhắc nhở khách cách làm roadshow phù hợp, đừng có ba phải quá, khách vừa vui mà làm hiệu quả lần sau lại hợp tác tiếp. Client cũng nên kiểm tra, kiểm soát hoạt động roadshow của mình hàng ngày, lắng nghe theo dõi phản hồi của khách hàng và các bạn PG để điều chỉnh kịp thời tạo hiệu quả tốt nhất, Cả 2 phía đừng phó mặc quá cho nhau mà nên chủ động tránh vừa mất tiền, vừa không hiệu quả lại mất khách, mất bạn.

4) “ Cho chị 2 PG với 2 xe đạp là được rồi, không cần nhiều đâu”

Đồng ý là “content is King”, chất lượng hơn số lượng nhưng với xu hướng marketing, kinh doanh ngày nay bạn cần phải tốt cả “gỗ” lẫn “sơn”. Tương tư với roadshow, content hay tới đâu, thông điệp có độc đáo thế nào, PG có xinh, trắng như Ngọc Trinh đi chăng nữa thì khi quảng cáo bằng hình thức này với số lượng quá ít sẽ khó có thể đạt được hiệu quả như mong muốn. Điều này đặc biệt lại cực kì đúng với các tỉnh không có sự đông đúc, tấp nập như các thành phố lớn khi sự lựa chọn sản phẩm là không nhiều thì những nhãn hàng có sự quảng cáo rầm rộ, tụ tập đông người, một phần nào là “đao to búa lớn” sẽ gây được sự chú ý rất lớn.

Roadshow cần có một số lượng xe, số lượng người đủ lớn để gây được sự chú trên đường phố khiến cho khách hàng mục tiêu mới reach được tới sự kiện, sản phẩm hay nhận diện thương hiệu của nhãn hàng. Nếu ngân sách không cho phép có thể suy nghĩ tới những hình thức roadshow đi bộ, phát tờ rơi để tập trung vào một phạm vi, đối tượng nhỏ nhất định hoặc thậm chí dung các kênh quảng cáo khác phù hợp hơn. Đừng cố gò ép bắt buộc phải làm roadshow nếu đã cảm thấy thất bại ngay từ lúc lên plan.

5) “Trong hôm nay em phải phát hết 2000 tờ rơi cho chị”’

Phát tờ rơi là một trong những hoạt động thường được gắn liền với roadshow. Nhiều khi đoàn roadshow vụt qua mà người đi đường chưa kịp nắm bắt thông tin về sản phẩm, địa chỉ, nhận diện thì những tờ bướm là cầu nối vô cùng hữu ích. Những tờ rơi đó sẽ có vai trò giữ lửa cho quảng cáo, nuôi dưỡng ấn tượng của khách hàng về đoàn roadshow để họ có thể tiến tới các hành vi sau đó.

Tuy nhiên, chạy roadshow rồi dừng lại phát tờ rơi có nên hay không? Câu trả lời là nên nhưng không nên đặt nặng mục tiêu trọng tâm vào đấy. Thực tế khi chạy trên đường, việc dừng đỗ từ 10 – 20 chiếc xe ở Hà Nội để phát tờ rơi không hề đơn giản chút nào. Chỗ thì trật tự phường, chỗ thì dân phòng, chỗ thì làm ăn kinh doanh … nên rất hạn chế việc tụ tập. Chúng ta vẫn nên trang bị cho đoàn roadshow một ít tờ rơi để khi có khách hàng trên đường quan tâm, PG/PB có thể đưa luôn và giới thiệu qua về nhãn hàng mà không tốn quá nhiều thời gian.

Còn việc phát 2000 tờ là hoàn toàn có thể. Hãy thuê một đội quân chuyên biệt riêng thực hiện việc đó, đứng tại các địa điểm có khách hàng mục tiêu của thương hiệu, sản phẩm. Phương án tối ưu là phát vào khung giờ, địa điểm mà roadshow vừa chạy quan để khách hàng chưa kịp quên thương hiệu. Việc tổ chức đồng bộ thế này sẽ tăng hiệu quả roadshow lên rất nhiều.

6) “Em cứ nhét logo với địa chỉ của chị vào thế nào cũng được”

Em có đọc đâu đó rằng quảng cáo chỉ có trung bình từ 3 -6 giây để gây ấn tượng với khách hàng. Ấy thế mà nhiều nhãn hàng, nhiều thương hiệu mới lại hơi cẩu thả trong vấn đề thiết kế, nhận diện trên các kênh quảng cáo. Mà kể cả các thương hiệu lớn, đã có di sản từ trước chắc chắn cũng ít khi làm vậy.

Xin các anh chị làm marketing, làm kinh doanh hãy chăm chút cho từng sản phẩm truyền thông nhỏ nhất của mình để cho nó được bóng bẩy khi tiếp xúc với khách hàng ngoài kia. Đừng tiếc chi phí thuê thiết kế chuyên nghiệp để tạo ra một bộ trang trí xe lộng lẫy, thu hút ánh nhìn của khách hàng đi trên đường. Những gì nhận lại chắc chắn sẽ được nhiều hơn thế (thực tế để đặt hàng design cho một bộ thiết kế xe không hề đắt, có thể chỉnh sửa tới mức ưng thì thôi). Thêm một chút hình ảnh sản phẩm góc chụp đẹp nhất để khách hàng biết mình bán gì, màu sắc chấm thêm đỏ đỏ xanh xanh để thu hút các ánh nhìn tới đoàn roadshow và địa chỉ hoặc website để khách hàng tìm kiếm thông tin to to lên để dù có vụt qua thì khách hàng cũng kịp ghi nhớ.

7) “ Cung đường như này ngắn quá, em bảo các bạn đạp tất cả các quận cho chị” (roadshow tổng 2 ngày)

Giống như các công cụ quảng cáo khác, roadshow cũng cần có khách hàng mục tiêu với những yếu tố liên quan tới nhân khẩu học như lứa tuổi, giới tính, vị trí … Chính vì vậy người tổ chức roadshow, dù là client hay agency cũng cần lưu ý quan tâm tới điều này cho mỗi chiến dịch của mình.

Roadshow giờ nó như một hình ảnh nhỏ lướt qua như hàng nghìn quảng cáo khác mà khách hàng phải xem hàng ngày. Chạy tất cả các quận, ok chạy được, chạy toàn thành phố, ok chạy được nhưng chưa nói tới chi phí thì độ hiệu quả sẽ khó có thể cao được. Khách hàng ở quận Cầu Giấy sẽ nhìn thấy đoàn roadshow hôm nay xong mai lại thấy đoàn roadshow khác sẽ lập tức quên đoàn hôm qua. Giống như kiểu “wow, đoàn này đẹp quá, tuyệt vời quá, bắt mắt quá. Nào tới đoàn tiếp theo vào đi”

“Xa mặt thì cách lòng”, đây còn chưa kịp thấy rõ “mặt” thì lấy đâu ra “lòng”?

Giải pháp là gì? Tập trung chứ không đa dạng, tập trung và chạy đi chạy lại một khu vực rộng vừa phải giống như remarketing bám đuổi khách hàng vậy. Tại sao OMO nổi tiếng thế vẫn phải quảng cáo? Không quảng cáo quên ngay!

8) “ PG/PB làm gì mà đắt thế, chị thuê “bọn” sinh viên có 30k/tiếng”

Đồng ý là các anh chị có thể tuyển, kêu gọi các bạn sinh viên, những người không chuyên làm sự kiện đạp xe với chi phí rẻ hơn rất nhiều, nếu may mắn thì vẫn gặp các bạn nhiệt tình, đúng giờ giấc và quan trọng nhất là không bỏ show. Tuy nhiên, trường hợp tuyệt vời là như thế nhưng chắc chắn sự cố, rủi ro sẽ có thể xảy ra bất kì lúc nào. Tới muộn, lạc đường rồi hôm nay thầy em điểm danh nên em không bỏ học được … rồi ti tỉ lý do khác. Vậy thuê nhân viên sự kiện với giá đắt hơn để làm gì? Thường một đợt roadshow dài ngày, các agency sẽ tuyển và ưu tiên những bạn đã có kinh nghiệm, đã từng hợp tác hoặc được người uy tín giới thiệu và có thể làm được toàn bộ các ngày của chương trình. Ngoài ra, họ sẽ có dự phòng từ 2-3 bạn để sẵn sàng thay thế nếu khách hàng không ưng hoặc đội hình chính gặp vấn đề bất khả kháng. Chưa kể đến thái độ làm việc, giao tiếp với khách hàng sẽ được đảm bảo hơn rất nhiều.

9) “ Sao roadshow tổ chức xong mà không thấy doanh số về hả em ?”

“AIDA” rồi “Biết – hiểu – tin – yêu”, chắc những định nghĩa này dân làm Marcom ai cũng thuộc lòng nhưng nhiều khi triển khai lại bị quên.

Thương hiệu mới, sản phẩm mới, cửa hàng mới … cái gì cũng mới nhưng lại ném hết trách nhiệm về doanh số cho người em còm cõi “roadshow xe đạp” này ☹ Các anh chị cứ bình tĩnh ạ.

Roadshow nó cũng như một cô gái xinh đẹp, sexy đi ngang qua khiến ta fall in love nhưng để có thể có một mối quan hệ nghiêm túc, dài lâu thì chưa chắc. Hãy coi roadshow là một attraction, là một màn chào sân khiến khách hàng trầm trồ và ghi nhớ một chút ấn tượng nào đó. Tiếp theo hãy cho khách hàng có cơ hội tìm hiểu thêm chúng ta bằng những tờ rơi, những biển quảng cáo ngoài trời … hoặc các công cụ online khác để dẫn họ tới điểm bán của mình. Cứ làm tốt và đủ thì doanh số về là đương nhiên (em chưa bàn tới sản phẩm, giá và các thành tố khác nhé vì sẽ đi quá xa)

Cũng có cách doanh số về ngay nhưng thường thương hiệu đã nhiều người biết đến từ trước, chạy activation để khách hàng biết thông tin là đủ rồi. Hoặc với thương hiệu mới cần đầu tư content tốt, chương trình hấp dẫn và có một số “chiêu” thì chắc chắn doanh số sẽ về ngay sau roadshow. Một số chiêu, một số mẹo làm roadshow hiệu quả nếu có điều kiện em sẽ viết sau.

KẾT LUẬN:

Dù là vấn đề nào đi chăng nữa thì cũng xoay quanh vấn đề tiền, vấn đề ngân sách ( …..) Tiền thì quan trọng thật đấy nhưng các anh chị muốn tổ chức roadshow cũng nên lựa cơm gắp mắm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, uy tín chất lượng với giá phù hợp với ngân sách chứ không nên tiết kiệm quá đâm ra mất hay. Thay vì việc cân đo đong đếm thì nên tập trung vào content, hình ảnh, các chiến dịch hỗ trợ roadshow để “vắt kiệt” cái hay mà roadshow đem lại thì tổng thể Marketing Campaign mới đạt hiệu quả cao được. Mặt khác, dưới tâm sự của một người làm agency, các client cũng cố gắng giúp đỡ hỗ trợ bọn em, đừng bỏ mặc bọn em muốn làm gì thì làm và bọn em luôn đưa ra giá tốt nhất để hợp tác (giá cao bọn em mất khách, mất hợp đồng chứ; lãi thấp thì công cy ăn cơm ko có thịt, sếp mắng, cấp dưới buồn). Đã có nhiều vụ vì ngân sách thấp quá nên agency bị vỡ trận, bóp chi tiêu trong việc tổ chức thì agency cũng khổ mà các anh chị client cũng phải căng não đi cãi nhau, giải quyết cũng đâu có vui gì.