Lên Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Cho Công Ty

Bạn là phụ trách marketing được công ty giao trọng trách tổ chức một event lớn (kỷ niệm thành lập công ty, chiêu mộ nhân sự, mừng ngày lễ lớn … ). Chắc hẳn bạn cùng các thành viên trong nhóm đang brainstorming, chìm ngập trong rất nhiều vấn đề chẳng hạn như:

• Chưa biết lên kế hoạch event công ty có những khâu cụ thể như thế nào?
• Các mốc thời gian chuẩn bị và thực hiện ra sao?
• Các vấn đề gì cần giải quyết trong các khâu tổ chức sự kiện?
• Bạn cần phải giữ liên lạc với những ai?
• Các vấn đề có thể phát sinh khi tổ chức event và làm thế nào để xử lý hiệu quả những vấn đề đó?
• Thu hút khách mời tham dự như thế nào? Công tác truyền thông cho sự kiện này ra sao?

Tổ chức một sự kiện công ty thực tế là một nhiệm vụ khá áp lực. Nếu như không có một kế hoạch cụ thể và dự trù chi tiết những bước thực hiện, thì sự kiện đó rất khó có khả năng thành công. Vâng, để tránh điều không mong muốn xảy ra – bản thân chúng ta cần có một sự chuẩn bị chu đáo kĩ càng từ hằng tháng trước để có thể có một event công ty diễn ra suôn sẻ như ý muốn. Trong tài liệu dưới đây, 3A sẽ định hướng cho các bạn một kế hoạch chương trình tổ chức sự kiện thật sự bài bản, cụ thể và đầy đủ nhất.

Phần 1: Kế hoạch 2 tháng trước sự kiện

1. Xác định mục tiêu của sự kiện

Hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi nhỏ sau để đảm bảo dẫn dắt sự kiện đi đúng hướng.

• Bạn có phải đang lên một chương trình quảng bá sản phẩm mới?
• Event này dành cho chỉ một cá nhân hay một nhóm người cụ thể?
• …

Hãy đặt những câu hỏi càng tiến sát vấn đề càng tốt. Suy nghĩ kĩ về mục tiêu sự kiện như là một tuyên bố sứ mệnh của bạn. Nó chính là chiếc “khung” của để bạn triển khai công việc. Khi bạn biết chính xác những gì bạn muốn làm, thì mọi việc sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều!

2. Đưa ra “đích ngắm” (goals) cụ thể

Đích ngắm ở đây không phải là bạn sẽ mời được bao nhiêu người tham dự, mà là sau khi sự kiện này diễn ra bạn sẽ thu được những kết quả cụ thể gì. Ví dụ:

• 25 nhân sự mới sẽ gia nhập đội ngũ doanh nghiệp của bạn.
• Gây được quỹ từ thiện 500.000 triệu đồng.
• Quảng bá được một dòng sản phẩm mới của công ty.
• Hay đơn giản là đạt được sự vui vẻ, thỏa mãn của mọi người sau khi tham gia sự kiện của bạn?
• Hãy nghĩ về kết quả hàng đầu mà bạn mong muốn đạt được sau sự kiện này và tập trung nguồn lực giúp chúng trở thành hiện thực.

3. Kêu gọi tình nguyện viên, cộng tác viên

Có được các thành viên nhóm đầy nhiệt huyết với các kỹ năng khác nhau là một điều cần thiết. Họ có thể giúp đỡ bạn chuẩn bị các vật dụng cần thiết, mời gọi mọi người tham gia, dán áp phích, chào đón khách mời và làm công việc dọn dẹp vệ sinh sau sự kiện. Hãy đảm bảo cho nhóm cộng tác viên đang theo sát tiến độ kế hoạch của bạn. Sự hợp tác giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

4. Dự kiến ngân sách

Hãy tính đến tất cả các chi phí phát sinh có thể. Nếu bạn không có dự trù ngân sách, bạn chắc chắn sẽ kết thúc sự kiện với một đống hóa đơn dày cộp vượt quá giới hạn và không biết chuyện quái gì đã xảy ra. Dự trù kĩ càng trước từ hôm nay để bạn có thể kiểm soát được chi phí mà bạn đã tiêu hao cho sự kiện.

Hãy cân nhắc các biện pháp để tối thiểu mức chi phí: Bạn có tình nguyện viên không? So sánh để lựa chọn địa điểm thuê rẻ hơn? …

5. Dự kiến thời gian và địa điểm

Đây là điều quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn: lựa chọn thời gian và địa điểm thế nào để mọi người khi nhận được lời mời sẽ phải trả lời luôn rằng, “Vâng, tôi sẵn sàng tham dự!”? Chắc hẳn đó sẽ là một khung giờ thuận lợi mà mọi người đều “free”, tại một vị trí thuận tiện cho việc đi lại – nơi mà bạn thấy hợp lý với ngân sách của mình nữa!

Ngoài ra, lưu ý rằng một số địa điểm cần phải đặt chỗ trước, do vậy phải liên hệ với họ càng sớm càng tốt để lựa chọn được khung giờ phù hợp nhất cho sự kiện.

6. Công tác hậu cần

Hãy suy nghĩ về công tác hậu cần cho tất cả mọi thứ.

• Bãi đỗ xe của khách mời sẽ ở đâu?
• Bố trí như thế nào với không gian địa điểm tổ chức của bạn?
• Bạn sẽ cần những thiết bị điện nào?
• Những vật dụng phụ (nước uống cho người phát biểu, phù hiệu, tài liệu quảng cáo, quà tặng…) sẽ khiến bạn sẽ phát sinh thêm những khoản chi phí gì ?
• Cần bao nhiêu người giúp cho chương trình chạy một cách trơn tru?
• Những điều gì có thể phát sinh gây trở ngại cho event?
• Điều quan trọng là lúc này hãy ngồi xuống cùng team của bạn, thảo luận và xem xét tất cả các mặt của vấn đề, những phát sinh có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

7. Kế hoạch tiếp thị và truyền thông cho sự kiện

Với những thứ mà bạn đã chuẩn bị ở 6 bước bên trên, hãy tạo một poster dự thảo thể hiện ngày dự kiến, thời gian, địa điểm, khách mời sự kiện nếu có, tên sự kiện và chủ đề hoặc tag-line cho sự kiện – để xem mọi thứ kết hợp với nhau như thế nào!

Suy nghĩ về những cách để truyền đạt poster này đến người được mời tham dự: E-mail? Thiệp mời gửi tận nơi? Dán ở các khu vực đông người qua lại? Facebook, Twitter, hay bảng tin thông báo trên website? Những điều gì bạn cần trước sự kiện để mời mọi người tham dự và giữ chân họ?…

8. Dự thảo tổ chức

Hãy tự chuẩn bị một bản chương trình dự kiến của các hoạt động diễn ra trong sự kiện này. Tạo một vài bảng tính để sắp xếp các phương án tổ chức của bạn. Chuẩn bị một timeline với các deadlines cụ thể cho mỗi hoạt động và nhớ viết tên của mọi người và liên hệ của họ khi cần đến.

Phần 2: Kế hoạch 2 tuần trước sự kiện

1. Xác định thời gian và địa điểm cụ thể

Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi thứ đang tiến triển đúng định hướng mà bạn đưa ra từ trước.

Cố định ngày tổ chức sự kiện, gọi điện đặt trước địa điểm thuê. Tại thời điểm này, mọi thứ phải được đảm bảo chắc chắn và rõ ràng.

2. Gặp gỡ trao đổi cùng team của bạn

Nhận phê duyệt ngân sách, thời gian biểu, v.v. từ các thành viên trong nhóm cũng như người giám sát. Đây thời điểm tốt nhất để tất cả các câu hỏi được đem ra thảo luận. Mọi người có nắm rõ trách nhiệm của họ không? Họ có đồng ý với tất cả các nhiệm vụ được giao không?

Trao đổi kĩ với các thành viên trong nhóm và cộng tác viên để suy nghĩ về bất kỳ vấn đề nào có thể nảy sinh trong chương trình sự kiện. Đây cũng là thời điểm hoàn hảo để tạo kế hoạch hành động cụ thể cho mỗi người. Đảm bảo nhóm không có bất kỳ vấn đề trục trặc nội bộ nào. Giữ liên lạc chặt chẽ với tất cả các nhà lãnh đạo nhóm cũng như các thành viên trong nhóm và cộng tác viên.

3. Ủy quyền

Vì đây là một sự kiện lớn, hãy để những người cùng tham gia đảm nhiệm các hoạt động khác nhau, dưới sự giám sát của đội trưởng – người có kinh nghiệm điều phối được các thành viên trong nhóm tin cậy. Đồng thời, hãy tổ chức một ban lễ tân sự kiện để chào hỏi, gặp gỡ khách mời trong khi mọi người đang chuẩn bị cho sự kiện bắt đầu. Khách mời sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp, chu đáo của bạn!

4. Chiến lược marketing, truyền thông cho sự kiện

Theo kế hoạch từ 2 tháng trước, hãy chuẩn bị brochures phù hợp, chạy quảng cáo, thực hiện cuộc gọi điện thoại, gửi tin nhắn, email đăng ký tham dự đến danh sách khách mời.

Đảm bảo việc cập nhật thông tin sự kiện thường xuyên liên tục nhất có thể. Bạn có thể đăng trên website chính thức của công ty, trên mạng xã hội như Facebook và Twitter. Và, tất nhiên, trang web / blog / trang Facebook cá nhân của bạn, nếu có thể. Bạn càng tích cực quảng cáo, sự hiện diện của bạn càng được biết đến nhiều hơn. Nếu bạn đang làm một sự kiện về nội thất, phối trí kiến trúc… hãy thử cả mạng xã hội Pinterest.

5. Kiểm soát chặt chẽ việc chi tiêu ngân sách

Đảm bảo có một hệ thống biên nhận, xác nhận, hóa đơn và thủ tục giấy tờ chung… Bạn sẽ cần phải giữ tất cả các chứng từ này để tổng kết chi phí tổ chức sự kiện.

6. Lên thời gian biểu chi tiết cho chương trình

Đây là danh sách tất cả thông tin cần thiết được sắp xếp theo các mốc thời gian cố định. Lên kế hoạch chi tiết đến từng phút cho các hoạt động quan trọng. Việc lên thời gian dự kiến này tùy thuộc vào bạn, cố gắng giữ số lượng thông tin ở mức tối thiểu để dễ dàng đọc – hiểu.

7. Chuẩn bị Quà tặng kèm cho người tham dự

Quà tặng kèm hội nghị, sự kiện có thể bao gồm một chai nước, note, bút, tờ rơi hoặc bản thông tin về công ty bạn để khách mời tìm hiểu. Một ý tưởng rất hay để tặng các món quà lưu niệm nhỏ in logo công ty của bạn cho người tham dự, giúp họ nhớ về thương hiệu của bạn nhiều hơn, cũng như giúp bạn tiếp cận được với các khách hàng tiềm năng. Sự chu đáo này sẽ hoàn toàn thuyết phục mọi người rằng đây là một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, khiến họ cảm thấy được tôn vinh, trân trọng!

Quà tặng này có thể cho khách mời hoặc cho chính team của bạn! Ai mà không yêu thích và mong muốn nhận được những món quà lưu niệm nho nhỏ chứ!

8. Tổng hợp các phản hồi

Xem các phản hồi từ khách mời. Xếp các chỗ ngồi đặc biệt cho những người khuyết tật, người già … Kiểm tra những người tham gia có nhu cầu ăn chay hoặc ăn kiêng cụ thể khác không. Thông thường sự kiện nào cũng sẽ có email mời tham dự kèm một bản các câu hỏi tùy chỉnh giúp bạn lưu ý một số yêu cầu đặc biệt của khách.

9. Chuẩn bị danh sách liên lạc

Bạn sẽ cần tất cả các số điện thoại, địa chỉ và email liên quan của các thành viên trong nhóm, các VIP và nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện của bạn. Khi ai đó vắng mặt hay chậm trễ làm ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn thì, danh sách này sẽ là tất cả những gì bạn cần.

10. Ghé thăm các địa điểm tổ chức với các thành viên trong nhóm

Xác định chỗ đỗ xe cho khách mời, nhà vệ sinh, phòng nghỉ, lối ra vào khác nhau. Tìm kiếm cả những nơi bạn có thể xử lý các tình huống phát sinh hoặc trong trường hợp khẩn cấp. Về cơ bản, phải nắm rõ  địa điểm tổ chức của bạn như lòng bàn tay vậy.

11. Tạo một check-list cho những thứ cần mang tới địa điểm tổ chức

Sẽ tệ đến mức nào nếu khách mời đã đến rất đông, và bạn nhận ra thứ duy nhất bạn cần lúc đó là 500 chiếc bình nước quà tặng cho khách mời bạn quên ở công ty? Thật sự rất đáng tiếc. Vì vậy, cần check-list của riêng bạn để dễ dàng theo dõi mọi thứ cần thiết trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

Nếu mọi thứ của bạn để ở rải rác nhiều địa điểm khác nhau, hãy giao từng người từng nhiệm vụ cụ thể. Bằng cách đó, bạn không phải dành hàng giờ chạy loanh quanh thu thập tất cả mọi thứ và … kiệt sức.

Phần 3: Kế hoạch 48h trước sự kiện

1. Thực hiện lần kiểm tra cuối cùng với nhóm của bạn

Hãy chắc chắn rằng bạn thống nhất với mọi người về chương trình sự kiện. Ngay cả khi không có ai có ý kiến hoặc đặt câu hỏi gì cho bạn, hãy cố gắng đánh giá hành vi của họ. Mọi người có nhất trí với công việc của họ không? Họ có nắm rõ được trách nhiệm của mình trong kế hoạch tổ chức sự kiện không?

2. Chốt danh sách khách mời

Tạo danh sách những người được mời trong một bảng tính và tính tổng số. Đối với hầu hết các sự kiện, số người trả lời rằng có tham dự chắc chắn sẽ có sự chênh lệch với số người đến thực tế. Ví dụ có 50 người nói rằng “Ok, tôi sẽ đến!” nhưng số người thực tế có thể chỉ là 5 hoặc lên đến tận 500. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị tinh thần sẵn sàng để xử lý trong mọi trường hợp. Nhắc nhở các vị khách VIP về sự kiện của bạn. Chắc hẳn bạn sẽ khá ngạc nhiên khi thấy rất nhiều người sẽ nói, “Ồ, sự kiện của bạn vào ngày mai đó hả?” Với một cuộc gọi điện thoại đơn giản hoặc tin nhắn văn bản, đôi khi mọi người sẽ rất dễ quên.

3. Bố trí sắp xếp tại nơi tổ chức sự kiện

Sắp xếp ghế, bàn, phông nền, micrô, loa, máy tính, máy chiếu LCD, bục đứng – mọi thứ cần được lắp đặt ở một vị trí cố định phù hợp. Kiểm tra xem mọi thứ đã sẵn sàng chưa. Phòng ốc có sạch sẽ không? Tất cả các thiết bị điện tử đã có thể hoạt động ổn định chưa? Bạn phải khởi động trước thiết bị nào không? Nhân viên đã được bố trí hợp lý chưa?

Bạn có cần bóng bay trang trí, một tấm áp phích ở góc hay các biển chỉ dẫn, bảng hiệu để người tham dự dễ dàng tìm đến không? Biểu ngữ chào mừng và thông tin khác ở phía trước tòa nhà sẽ đặc biệt hữu ích để giúp mọi người nhận ra sự kiện của bạn. Mở một quầy lễ tân để khách mời đăng ký; bố trí một nhân viên đứng ở cửa chào đón khách mời và giải đáp các thắc mắc của họ. Bạn có thể mở thêm âm nhạc để mọi người cảm thấy có không khí hơn.

4. Nhớ tạo không gian chụp ảnh, quay phim cho khách mời

Bạn muốn lưu giữ lại những kỷ niệm về event cũng như dành cho việc marketing sau sự kiện? Đầu tiên, lưu ý của các biểu ngữ, logo và hình ảnh công ty bạn, logo nhà tài trợ, biểu ngữ của bạn, lối vào, tiếp khách, … Tiếp theo, hãy thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để ghi lại những khoảnh khắc, dấu ấn của sự kiện.

Phần 4: Ngày diễn ra sự kiện

1. Tất cả mọi thứ đã sẵn sàng!

Đến địa điểm tổ chức thật sớm với các thành viên trong nhóm và tình nguyện viên của bạn. Kiểm tra xem mọi người có đầy đủ ở đó không và tất cả các thiết bị điện tử đều đang hoạt động chưa? Ban tổ chức nên đeo một huy hiệu riêng biệt để dễ dàng nhận biết hoặc có một số hoạt động đáng chú ý khác để người tham gia có thể tìm sự giúp đỡ nếu cần.

2. Kết nối mọi người

Hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết về kế hoạch tổ chức của bạn. Đôi khi có những phát sinh khiến sự kiện diễn ra không hoàn toàn theo kế hoạch – vì vậy khi bạn đi chệch khỏi thời gian biểu dự kiến, hãy đảm bảo rằng mọi người phải được kết nối chặt chẽ với nhau.

3. Form tổng kết sau khi kết thúc chương trình

Form tổng kết này để thu thập phản hồi của khách mời cho event của bạn. Hãy để họ nói ra những gì họ cảm nhận, họ muốn bạn phải cải thiện những điều gì, hoặc họ mong muốn có những sự kiện như thế nào trong thời gian tới. Và, tất nhiên, cả cách làm thế nào họ có thể tham gia những event lần sau của công ty bạn!

4. Thu dọn nơi tổ chức sự kiện

Kiểm tra vệ sinh, tháo gỡ các biểu ngữ, bảng biểu … để đảm bảo không còn đồ gì có giá trị đã bị bỏ quên lại nơi tổ chức. Nếu bạn lỡ làm hỏng thiết bị nào đó, liên lạc một cách trung thực và thẳng thắn với quản lý của địa điểm cho thuê. Rác thải phải được đổ ở đúng nơi quy định.

5. Các nhiệm vụ hậu sự kiện

• Gửi lời cảm ơn chân thành tới những người đã tới tham dự sự kiện. Điều này giúp cho họ nhớ đến công ty của bạn nhiều hơn.
• Cảm ơn tất cả các thành viên trong nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ và tình nguyện viên. Bạn không thể tổ chức một sự kiện thành công nếu không có họ!
• Hoàn thiện và giải quyết vấn đề liên quan đến kế toán. Điều này nên được thực hiện càng nhanh càng tốt.
• Phát quà lưu niệm hoặc ấn phẩm sự kiện cho người có liên quan.
• Cung cấp biên nhận cho nhà tài trợ cùng các hoạt động tri ân.
• Đăng ảnh, video sự kiện của bạn lên website công ty.

6. Tổ chức buổi họp hậu sự kiện

Hãy cùng team ngồi lại, đánh giá, tích lũy kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn vào lần tiếp theo. So với kế hoạch đặt ra, bạn có thực hiện hoạt động nào chệch hướng không? Bạn đã học được những điều gì? Nếu bạn nhận được phản hồi từ khách mời và các đồng nghiệp, hãy xem xét kĩ và tổng kết lại. Điều họ thích thú nhất là gì? Có phải là món quà sự kiện nho nhỏ in logo công ty mà bạn đã thân tặng họ để tri ân việc đến tham dự buổi lễ không?

Trên đây là một quy trình tổ chức sự kiện cơ bản và đầy đủ nhất để các bạn phụ trách marketing, event của các công ty nếu ít kinh nghiệm cũng có thể thực hiện theo được. Hi vọng rằng với định hướng này của 3A, các bạn sẽ không bị “chìm ngập” trong một “mớ bòng bong” các vấn đề trong khâu tổ chức, cảm thấy không bị áp lực, lạc quan, tự tin để gặt hái thật nhiều trải nghiệm khó quên.

Chúc event của bạn thành công!